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出國參展秘籍

2011-12-23 16:10:38  來源: 新天會展 點擊:

  目前,有越來越多的中國企業把目光轉向海外,通過參加展會宣傳自己的做法逐漸融入企業的營銷理念。那么,企業參展的效果如何,在參展的過程中要注意什么問題呢,新天國際會展總結出相關經驗以供參考: 

 一次簽下1.6億美元合同

  中國國際貿易促進委員會(以下簡稱貿促會)展覽部部長趙會田指出,海外參展是企業開辟新市場的理想方式,能給企業帶來很多好處。

  在展會上,客戶可直觀的了解參展公司及其產品的情況,有可能當場簽約成交或簽署意向合同。例如,2002年,中國貿促會組織中國企業參加德國漢堡造船展,中國傳播重工集團公司下屬一家企業與合作伙伴簽訂了1.6億美元的合同。在2004年西班牙巴塞羅那國際食品飲料展覽會上,山東一家果蔬公司簽訂出口合同230萬美元。意向合同170萬美元。一些參展公司反映,他們開拓國外市場主要依靠每年的幾個展會,每次展后都有客戶不斷發來訂單。還有一些企業本來瀕臨破產,參展后竟然打開了海外市場。

  知名展會相當于一次行業年會,能吸引本行業最有影響力的公司參與。中國企業可以借此了解市場,開闊視野,有助于激發企業改進,開發產品。同時,去國外參展也為中國企業提供了展示形象,提高知名度的機會。據貿促會統計,2003年,全國貿促機構,專業商協會和展覽公司共組織企業赴50個國家參展,參展企業1.67萬家,在展覽會上結識外國貿易商累計130余萬家。

  產品形象設計要動腦筋

  雖然多數企業在展會上都有收獲,但也有一些企業的參展效果不太理想。中國醫藥保健品進出口商會的崔彬秘書長認為,這是因為有些企業對到底什么樣的展會適合自己并不了解。現代展會專業細分程度越來越高,即使是同一個展覽會,每界也會有不同的主題。前不久在瑞士去辦了一個醫藥展覽會,國內一家有名的中成藥企業貿然前往,而該展會的主題是原料藥。結果,那家企業展臺前問津者寥寥無幾。

  要想成功參展,除大的方面要把握好外,細節也不可忽視。先說展臺布置。有些參展商在展臺擺放展品過多,沒有重點,讓人感覺不夠專業。其實,展臺布置不求面面俱到,而應把有賣點的展品放在重要位置。有些展品本身形象比較呆板,但國外企業通過聲光電等多種手法,就能讓原本靜態的東西變得很生動。而中國一些企業只是把幾張宣傳畫和旗子一掛,宣傳效果大打折扣。

  此外,參展資料應使用英語或展覽會所在國語言,而且要確保信息準確。去年常州一個藥廠在美國參展時,宣傳畫上的英文竟然寫錯了,這樣的宣傳,其效果可想而知。企業參展的宣傳冊也大有講究,有的企業想在一本書里把全部資料都講到,其實只要介紹拳頭產品就夠了,國外企業的宣傳冊大多薄而精。

  參展人員語言要過關

  參展人員的儀表著裝和言談舉止也不可忽視。趙會田部長告訴記者,有些公司花大量時間和金錢準備展品和資料,確忽略了對參展人員的培訓。有些人服務意識不強,坐著聊天,冷落客戶的現象時有發生,損害了企業形象,將不少潛在客戶拒之門外。

  除了展示良好的企業形象,溝通也非常關鍵。崔彬秘書長說,西方人很注意溝通。溝通順暢后很可能進一步談生意。

  中國企業對這種文化差異不太敏感,在與國外企業交流時往往一味宣傳自己的產品,忽視了這種溝通。其實,溝通方式有很多。比如,談判談累了,邀請對方去喝杯咖啡或送一些中國小禮品,都會拉近雙方的距離。

  溝通的前提當然是語言。如果產品很好,但企業代表不會不講外語而需借助翻譯,溝通效果就差不多了。有的企業在展覽當地現找翻譯,找來的人有時對行業術語根本就不了解,反而誤事。

  準備和后續工作不能缺

  企業赴海外參展,事前準備和參展的后續工作也很重要。在參展前,應根據情況提前邀請客戶,重點拜訪一些目標參展商和潛在客戶,相互交換資料,推廣合作項目。同時要積極參與展覽會安排的各項交流活動,通過研討,專題講座等樹立企業和產品的形象。

  如果隨團參展,要選擇知名度高,信譽好的組織單位。好的組織單位能為參展企業省去展臺設計,后勤服務,展品運輸等麻煩,讓企業全力以赴投入展覽。

  此外,不少企業往往忽視展會的后續工作。趙會田部長指出,展會結束并不等于參展工作畫上句號。要及時與在展會上結識的客戶保持聯系,做好反饋信息的收集與分析工作。只有這樣,下次參展才能收到更好的效果。

  出國參加展覽會的步驟

  由于涉及到展品出口、兌換外匯等問題,一般來說,企業要出國參加展覽會必須由經國家批準的有出展權的主辦單位來組織。目前,全國有200家這樣的主辦單位,包括貿促會系統(地方分會與行業分會)、各地經貿委、大型外貿工貿總公司、大型商會等。一般企業可通過這些主辦單位的全年組展計劃,了解可出國參加的展覽會概況,并要向這些單位交納一定費用。

  參加出國展覽要注意些什么

  1.企業選擇展覽會應和自身的營銷、出口目標結合起來。一般來說,參加專業性的大型、有影響的展覽會要比綜合性的博覽會效果好些。

  2.由于現代專業展覽業細分化程度越來越高,企業參加時,展品應注意和展覽會的主題相一致。

  3.參展人員應為懂外語的業務人員,以利于談判。

  4.將樣品、貨單及宣傳材料準備齊全,以取得更好的展示與貿易效果。

  出國展覽對企業有什么要求?

  必須有進出口經營權的企業才能參加出國展覽。

  出國參展該如何辦理手續和簽證

  作為一家要去國外參加展覽會的企業,如何辦理相關人員的出國手續和簽證自然是他們非常關心的問題。鑒于我國政府目前對出入境管理還相對比較嚴格。展覽行業的行政審批制度依然存在,參展人員如何辦理出國手續還需要依據其所持有的護照類型來決定:

  私人護照

  私人護照外觀顏色為紫紅色,正面寫有“中華人民共和國護照”字樣,由公安部出入境管理局及其在各地的派駐機構簽發,通常有效期為5年,我國公民申請此類護照通常比較方便。由申請人在其戶口所在地的出入境管理部門申請(從9月1日起,北京,上海等城市的居民僅憑借身份證,戶口本就可以按需申頷護照,有些地區的公民需要提供其所在單位開具的同意涵或國外邀請人出具的邀請函,作為打算出國參展的人員,可以請國外客戶幫助出具邀請函以辦理私人護照),申請人在提交材料后通常會在兩周后得到護照。

  私人護照持有者申請簽證相對手續較為簡便。大致程序如下:

  拿到博覽會正式邀請函→撥打使館

  簽證約電話,預約時間→在簽證當天帶齊材料按時到達使館面試→取簽證

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